KEHTNA — AI i kontorsarbete: Förvandla en repetitiv uppgift till ett väl utformat arbetsflöde

Den här utbildningen är en del av Eesti.ai-initiativet ”Den AI-kunnigaste nationen” och främjar en välinformerad och ansvarsfull användning av AI i arbetslivet.

Att skriva e-postmeddelanden, organisera mötesanteckningar, sammanfatta dokument och förtydliga arbetsuppgifter tar ofta mer tid än vi skulle önska. AI kan hjälpa till med dessa uppgifter när instruktionerna är tydligt formulerade och resultatens kvalitet kontrolleras.

I den här workshopen går vi från allmänna möjligheter till en konkret lösning. Varje deltagare eller liten grupp väljer en kontorsuppgift och skapar en återanvändbar promptmall, instruktion till en assistent eller ett enkelt arbetsflöde för den. Lösningen testas och förbättras så att deltagarna kan använda den i sitt arbete efter utbildningen.

Syftet med utbildningen är att ge deltagarna praktiska färdigheter i att utforma ett AI-stött arbetsflöde med tydliga instruktioner, lämpliga indata, verifierbara utdata och säkerhetsåtgärder.

Utbildningen passar kontorsanställda, assistenter, sekreterare, koordinatorer och andra medarbetare som skriver texter, organiserar information eller hanterar den dagliga kommunikationen. Workshopen fokuserar på praktisk tillämpning. Tidigare erfarenhet av AI-verktyg och grundläggande kunskaper är till hjälp.

Deltagarna får lära sig att:
- välja AI-verktyg som passar kontorsprocesser och ta hänsyn till användarvänlighet och dataskydd;
- definiera AI-uppgifter utifrån syfte, indata, förväntade utdata, begränsningar och kvalitetskriterier;
- skapa en återanvändbar promptmall, instruktion till en assistent eller ett enkelt arbetsflöde;
- testa en lösning med exempelindata och förbättra den utifrån resultaten;
- identifiera kontroller av fakta, kvalitet och dataskydd samt områden där människor har ansvar;
- dokumentera en lösning med instruktioner så att den kan upprepas på arbetsplatsen och vid behov delas med andra.

**Undervisningsmetoder och praktiskt resultat**

Ledarledd individuell verksamhet och grupparbete varvas med demonstrationer, tester och diskussioner. Läranderesultaten bedöms utifrån den lösning som skapats, hur den testats och deltagarnas förklaringar.

Varje deltagare eller liten grupp tar fram minst ett återanvändbart arbetsflöde: en promptmall eller instruktion till en assistent, exempelindata, kontrollerade utdata och korta användarinstruktioner. Detta kan utformas som ett digitalt mikrolärande för delning på Eesti.ai-plattformen eller i en miljö som kunden anger.

**Verktyg och vad du ska ta med**

Vi använder ChatGPT och Google Gemini. Syftet med detta urval är att erbjuda deltagarna så många kostnadsfria AI-alternativ och funktioner som möjligt, så att de på egen hand kan fortsätta tillämpa det de har lärt sig efter utbildningen. Alla övningar kan genomföras med kostnadsfria konton. I övningarna använder vi förberedda exempeltexter, inte verkliga personuppgifter eller konfidentiella dokument.

Ta med en bärbar dator och laddare, och kontrollera före utbildningen att du kan logga in på både ChatGPT och Google Gemini. Om det uppstår tekniska problem kan övningarna göras i par.

**Utbildare**

Natalja Kitam är specialist med omfattande kunskaper och erfarenhet inom psykologi, neurolingvistik, psykolingvistik och neuropsykologi. Hon är verksam inom utbildningsteknik och är företagare med fokus på att skapa innovativa lärandelösningar. Natalja har också gedigen erfarenhet av medier (bland annat ERR) och offentlig kommunikation. Hon har arbetat med Socialförsäkringsstyrelsen och Integrationsstiftelsen. Hon har deltagit i storskaliga projekt som finansierats av Europeiska unionen och hållit utbildningar inom programmet ”Bosätt dig i Estland”, som stödjer nyanlända invandrare och flyktingar i Estland.

Workshopen är en del av AI-veckan och Eesti.ai-initiativet ”Den AI-kunnigaste nationen”.