KEHTNA — Tekoäly toimistotyössä: muuta toistuva tehtävä hyvin suunnitelluksi työnkuluksi

Tämä koulutus on osa Eesti.ai-aloitetta ”Tekoälyosaavin kansakunta” ja tukee tekoälyn tietoista ja vastuullista käyttöä työelämässä.

Sähköpostien kirjoittaminen, kokousmuistioiden järjestäminen, asiakirjojen tiivistäminen ja työtehtävien selventäminen vievät usein enemmän aikaa kuin toivoisimme. Tekoäly voi auttaa näissä tehtävissä, kun ohjeet on muotoiltu selkeästi ja tulosten laatu tarkistetaan.

Tässä työpajassa siirrymme yleisistä mahdollisuuksista yhteen konkreettiseen ratkaisuun. Jokainen osallistuja tai pienryhmä valitsee toimistotyöhön liittyvän tehtävän ja luo sitä varten uudelleenkäytettävän kehotepohjan, avustajan ohjeistuksen tai yksinkertaisen työnkulun. Ratkaisua testataan ja kehitetään, jotta sitä voidaan hyödyntää osallistujien työssä koulutuksen jälkeen.

Koulutuksen tavoitteena on antaa osallistujille käytännön taitoja tekoälyä hyödyntävän työnkulun suunnitteluun. Työnkulussa on selkeät ohjeet, tarkoituksenmukainen syöte, todennettavissa oleva tuloste ja tietoturvasuojaukset.

Koulutus sopii toimistotyöntekijöille, avustajille, sihteereille, koordinaattoreille ja muille työntekijöille, jotka kirjoittavat tekstejä, järjestävät tietoa tai hoitavat päivittäistä viestintää. Työpajassa keskitytään käytännön sovelluksiin. Aiempi kokemus tekoälytyökaluista ja perustiedot niistä ovat hyödyksi.

Osallistujat oppivat:
- valitsemaan toimistoprosesseihin sopivia tekoälytyökaluja ja ottamaan huomioon niiden helppokäyttöisyyden sekä tietosuojan;
- määrittelemään tekoälyn tehtävät tarkoituksen, syötteen, odotetun tulosteen, rajoitusten ja laatukriteerien avulla;
- luomaan uudelleenkäytettävän kehotepohjan, avustajan ohjeistuksen tai yksinkertaisen työnkulun;
- testaamaan ratkaisua esimerkkisyötteellä ja kehittämään sitä tulosten perusteella;
- tunnistamaan faktantarkistuksen, laadun ja tietosuojan varmistamisen tarpeet sekä ihmisen vastuulle kuuluvat osa-alueet;
- dokumentoimaan ratkaisun ohjeineen niin, että se voidaan toistaa työssä ja tarvittaessa jakaa muille.

**Opetusmenetelmät ja käytännön lopputulos**

Ohjattavat yksilö- ja ryhmätehtävät vuorottelevat esittelyjen, testaamisen ja keskustelun kanssa. Oppimistuloksia arvioidaan luodun ratkaisun, sen testaamisen ja osallistujien selitysten perusteella.

Jokainen osallistuja tai pienryhmä tuottaa vähintään yhden uudelleenkäytettävän työnkulun: kehotepohjan tai avustajan ohjeistuksen, esimerkkisyötteen, tarkistetun tulosteen ja lyhyet käyttöohjeet. Sen voi valmistella digitaaliseksi oppimiskokonaisuudeksi ja jakaa Eesti.ai-alustalla tai asiakkaan määrittämässä ympäristössä.

**Työkalut ja mukaan otettavat tarvikkeet**

Käytämme ChatGPT:tä ja Google Geminiä. Työkalut on valittu, jotta osallistujille voidaan esitellä mahdollisimman monia maksutta saatavilla olevia tekoälyvaihtoehtoja ja ominaisuuksia. Näin he voivat jatkaa oppimansa soveltamista itsenäisesti koulutuksen jälkeen. Kaikki harjoitukset voi tehdä maksuttomilla tileillä. Harjoituksissa käytetään valmiita esimerkkitekstejä, ei todellisia henkilötietoja tai luottamuksellisia asiakirjoja.

Ota mukaan kannettava tietokone ja laturi. Tarkista ennen koulutusta, että pystyt kirjautumaan sekä ChatGPT:hen että Google Geminiin. Teknisten ongelmien ilmetessä harjoitukset voi tehdä pareittain.

**Kouluttaja**

Natalja Kitam on asiantuntija, jolla on laajat tiedot ja runsaasti kokemusta psykologiasta, neurolingvistiikasta, psykolingvistiikasta ja neuropsykologiasta. Hän toimii koulutusteknologian alalla ja on yrittäjä, joka kehittää innovatiivisia oppimisratkaisuja. Nataljalla on myös huomattava kokemus mediasta (mukaan lukien ERR) ja julkisen sektorin viestinnästä. Hän on työskennellyt sosiaalivakuutusviraston (Social Insurance Board) ja integraatiosäätiön (Integration Foundation) kanssa. Hän on osallistunut laajoihin Euroopan unionin rahoittamiin hankkeisiin ja kouluttanut ”Asetu Viroon” -ohjelmassa, joka tukee uusia maahanmuuttajia ja pakolaisia Virossa.

Työpaja on osa tekoälyviikkoa ja Eesti.ai-aloitetta ”Tekoälyosaavin kansakunta”.