PAIDE – AI för kontorsarbete

Artificiell intelligens i kontorsarbetet

Hur kan du göra AI till en daglig arbetsassistent som hjälper dig att slutföra uppgifter snabbare, mer systematiskt och effektivt? Använder du redan ChatGPT för arbetsuppgifter, men börjar ändå varje ny uppgift i ett tomt chattfönster? Eller håller du just på att bekanta dig med AI och vill lära dig att använda det bättre i ditt dagliga arbete?

I den här praktiska workshopen får du lära dig att skapa en AI-driven arbetsassistent som förstår sammanhanget för dina uppgifter, följer givna instruktioner och kan använda relevant material. Workshopen fokuserar på funktionen Projects i ChatGPT, som gör det möjligt att samla arbetsinstruktioner, bakgrundsinformation och konversationer på ett och samma ställe. På så sätt behöver du inte förklara allt från början för varje ny uppgift.

Workshopens innehåll

AI som daglig arbetsassistent: hur du kan använda AI för att förenkla kontorsarbetet och hantera återkommande uppgifter.

En vanlig chatt eller ett AI-projekt? Vad är skillnaden och när bör du använda vilket?

Skapa ett eget AI-projekt: hur du skapar en arbetsyta i ChatGPT för att hantera olika arbetsuppgifter.

Ge instruktioner till AI: hur du definierar assistentens roll, arbetssätt och önskat utdataformat.

Använda bakgrundsmaterial: hur du lägger till dokument och annan relevant information i ett projekt, så att AI kan använda materialet.

Praktiska AI-tekniker för kontorsarbete: mötessammanfattningar, handlingsplaner, dokument och professionella e-postmeddelanden.

Kvalitetskontroll och dataskydd: hur du upptäcker möjliga fel och använder AI på ett ansvarsfullt sätt.

Praktisk övning

Under workshopen skapar varje deltagare, med handledarens vägledning, ett eget AI-projekt – en personlig assistent för kontorsarbete. Steg för steg kommer vi att:

- Skapa ett AI-projekt och definiera dess uppgifter.
- Skriva instruktioner för hur assistenten ska arbeta.
- Lägga till exempelmaterial i projektet.
- Använda AI för att ta fram en mötessammanfattning.
- Skapa en handlingsplan och ett uppföljande e-postmeddelande utifrån sammanfattningen.
- Granska resultaten och lära oss hur vi kan finslipa och förbättra dem vid behov.

Övningarna använder exempelmaterial som utbildaren har förberett. Deltagare som arbetar snabbare kan prova ytterligare uppgifter och anpassa sin assistent efter sina egna arbetsbehov.

Efter workshopen kommer deltagarna att:

- Förstå hur AI-projekt kan göra det dagliga kontorsarbetet mer systematiskt.
- Kunna skapa ett enkelt AI-projekt i ChatGPT och skriva de instruktioner som behövs.
- Kunna lägga till och använda bakgrundsmaterial.
- Kunna använda AI för att ta fram mötessammanfattningar, handlingsplaner och utkast till arbetsrelaterade e-postmeddelanden.
- Kunna bedöma kvaliteten på AI-genererade resultat och förbättra dem.
- Känna till de viktigaste begränsningarna med att använda AI och principerna för dataskydd.

Målgrupp: kontorsanställda, kontors- och administrationspersonal, assistenter, koordinatorer och andra som arbetar med kunskapsbaserade uppgifter och vill använda AI mer effektivt i sitt dagliga arbete. Workshopen passar deltagare med åtminstone viss erfarenhet av att använda ChatGPT eller en annan AI-chattassistent. Tidigare erfarenhet av att skapa AI-projekt krävs inte.

Lärmetoder: korta teoretiska genomgångar, demonstrationer av utbildaren, praktiska övningar, eget utforskande och diskussion.

Längd: 4 studietimmar (180 minuters lärtid).

Format: på plats.

Ta med: en bärbar dator och tillgång till ditt personliga ChatGPT-konto. Vi rekommenderar att du före workshopen kontrollerar att du kan logga in på kontot. De praktiska övningarna går även att genomföra med ett gratiskonto, med förbehåll för eventuella användningsbegränsningar.

Workshopen leds av Viivika Vahi.

Viivika Vahi är företagare, utbildare och mentor med mer än tio års erfarenhet av vuxenutbildning. Hon har en internationell MBA-examen från EBS med inriktning på affärsinnovation och en yrkeskvalifikation på nivå 6 som vuxenutbildare. Hennes utbildningar fokuserar på praktiska AI-kunskaper, förbättring av arbetsprocesser samt användning av AI för att analysera information och stödja beslutsfattande.

Workshopen ingår i AI Week och Eesti.ai-initiativet ”The Most AI-Savvy Nation”.